Trí Thức Trẻ: Không gian làm việc số đồng bộ, giải bài toán chồng chéo ứng dụng trong doanh nghiệp

Chồng chéo ứng dụng, mỗi ứng dụng phục vụ một tính năng khác nhau, tốn thời gian vì phải truy cập quá nhiều tab để làm việc là những vấn đề khiến nhân sự quá tải, hệ thống vận hành kém hiệu quả và lãng phí tài nguyên.

Đứng trước thực trạng này, các nền tảng không gian làm việc số đồng bộ và tập trung vào con người như GapoWork ra đời giúp giải bài toán “loạn” ứng dụng trong doanh nghiệp.

Chồng chéo ứng dụng trong doanh nghiệp

Chị A. là nhân viên kinh doanh của một chuỗi bán lẻ ở Hà Nội. Hiện tại, chị đang sử dụng khoảng 7 ứng dụng khác nhau để thực hiện các công việc hàng ngày. “Tôi dùng một phần mềm để chat, một app bán hàng để kiểm tra tình trạng hàng trong kho, báo đơn qua một app khác nữa và họp hành thì có hẳn vài ứng dụng.” – chị A chia sẻ.

Ở góc nhìn khác, B. hiện làm việc với vai trò Account tại một agency ở Tp.HCM. Cô nàng đang theo 5 dự án và mỗi khách hàng, mỗi nhà cung cấp lại dùng một phương tiện trao đổi khác nhau. Mỗi ngày, B. phải mở 3 đến 4 ứng dụng OTT để làm việc và chuyển thông tin giữa các bên. Chuyển qua, chuyển lại giữa các giao diện làm B. khó tập trung vào công việc đang thực hiện.

Ba năm trở lại đây, các xu hướng làm việc mới như làm việc hỗn hợp hay làm việc từ xa dần trở nên phổ biến với nhân sự Việt Nam. Phục vụ các xu hướng mới, thị trường công nghệ cũng cho ra mắt hàng loạt các ứng dụng, đáp ứng những chức năng khác nhau. Ví dụ, để trao đổi công việc, nhân sự sử dụng Zoom để gọi nhóm, Zalo Whatsapp Viber để chat, Asana, Trello, Basecamp để giao nhiệm vụ và Facebook Groups để chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm. Tuy nhiên, việc các ứng dụng liên tiếp ra mắt cũng mang đến một cơn đau đầu khác mang tên “chồng chéo ứng dụng”.

Khi phải truy cập vào quá nhiều giao diện để thực hiện công việc, nhân sự dễ quá tải khi phải đi tìm tài nguyên rải rác khắp nơi, loay hoay chuyển thông tin qua lại giữa các ứng dụng. Đồng thời, sự chồng chéo này khiến các quy trình trong doanh nghiệp trở nên “cồng kềnh”. Ngoài ra, chi phí vận hành cũng “độn” lên do doanh nghiệp phải chi trả cho quá nhiều ứng dụng nhưng chưa chắc đã sử dụng hết tính năng ở các ứng dụng đó.

Công nghệ giải bài toán “loạn” ứng dụng

Droppii là một nền tảng thương mại điện tử có gần 100.000 người bán (đối tác kinh doanh) và nhà cung cấp (nhà phát triển sản phẩm). Vấn đề của doanh nghiệp này là nhu cầu giao tiếp lớn nhưng thiếu công cụ chung cho toàn bộ nhân sự, đối tác. Trước đây, các đối tác của Droppii phải làm việc “tạm” trên nhiều ứng dụng hỗ trợ công việc miễn phí.

Các ứng dụng đó không đáp ứng nhu cầu làm việc, giao tiếp và truyền thông trong doanh nghiệp. Điều này khiến trao đổi nội bộ bị đứt gãy, tạo ra điểm mù về thông tin trên toàn hệ thống. Để giải quyết “điểm tối” này, Droppii đã quyết định lựa chọn GapoWork – nền tảng không gian làm việc số sẵn sàng cho toàn hệ sinh thái.

“GapoWork đã giúp Droppii vận hành doanh nghiệp tốt hơn nhờ các ưu điểm: Có thể kết nối hơn 100 nhân viên và gần 100.000 đối tác trên cùng một nền tảng; Cung cấp các công cụ đa phương tiện giúp hoạt động đào tạo nội bộ trở nên dễ dàng; Mọi thông tin, dữ liệu được lưu trữ không giới hạn thời gian; và đặc biệt, GapoWork có thể kết nối trực tiếp với nền tảng của chúng tôi thông qua cổng API”, ông Quang nhấn mạnh.

Được thiết kế với mục tiêu quan tâm tới mọi đối tượng trong doanh nghiệp, tổ chức, GapoWork đang phát triển cùng lúc hơn 20 tính năng phục vụ 6 nhóm chức năng khác nhau như: giao tiếp – trao đổi, giao việc – kiểm soát tiến độ, chia sẻ tài nguyên trí tuệ, truyền thông nội bộ, lưu trữ và tự động hóa quy trình. Cùng cổng tích hợp API mở, GapoWork gần như đáp ứng hoàn hảo mọi nhu cầu của doanh nghiệp trên một nền tảng, hướng tới trở thành cổng truy cập không thể thiếu của nhân sự khi tới cơ quan hàng ngày.

Bên cạnh Droppii, đến tháng 11/2022, GapoWork đang hỗ trợ hàng trăm tổ chức, doanh nghiệp như YODY, F88, HSV Group, Cộng đồng Nghề Nhân sự Việt Nam giải bài toán chồng chéo ứng dụng.

Không dừng lại ở việc giải quyết bài toán “loạn” ứng dụng, có tới hơn 90% khách hàng trải nghiệm GapoWork đồng ý rằng GapoWork hỗ trợ rất nhiều trong việc thúc đẩy tương tác giữa các thành viên, nâng cao hiệu quả làm việc đội nhóm, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và gắn kết đội ngũ nhân sự.

Những kết quả này là minh chứng cho thấy GapoWork đang dần trở thành một lựa chọn tối ưu hỗ trợ doanh nghiệp gỡ rối “loạn” ứng dụng và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp Việt với chi phí phù hợp.

THEO TRÍ THỨC TRẺ